Notre approche
Trente jours entre la première conversation et quelque chose qui tourne.
Les premiers jours sont ceux qui comptent. C'est là que nous trouvons ce qui vaut la peine d'être automatisé, que nous le chiffrons, et que nous vous disons honnêtement si ça en vaut la peine.
01Évaluation de maturitéQuelles données existent, dans quel état elles sont, et ce que l'entreprise est réellement prête à automatiser. Jours un à quatre.Voir ce que vous obtenez
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Fondations partiellement en place
Noté sur huit dimensions. Deux sont assez solides pour bâtir dessus. Trois doivent être comblées avant que l'automatisation tienne.
À titre indicatif. Votre grille nomme les écarts précis et ce que combler chacun exige.
02Cas d'usage repérés et classésNous faisons ressortir les candidats et les classons selon leur valeur pour vous et la propreté avec laquelle ils peuvent être bâtis.Voir ce que vous obtenez
Vingt-deux candidats. Les douze premiers affichés.
1Saisie des commandes par courriel
2Recherche dans les connaissances
3Capture des factures fournisseurs
4Assistant de rédaction de devis
5Réapprovisionnement des stocks
6Notes de réunion et actions
7Distribution des rapports
8Dossier de clôture mensuelle
9Capture et routage des prospects
10Clavardage client
11Veille des prix concurrents
12Bons de commande fournisseurs
Élimination de coûtsValeur ajoutée
Chaque candidat placé selon le coût et le risque, pour que l'ordre des travaux soit évident avant toute approbation.
03Cartographie des processusNous cartographions les processus concernés, ou partons de votre documentation là où elle existe déjà. Convenu avec vous en deux semaines environ.Voir ce que vous obtenez
| Nº | Flux | Type | Déclencheur | Intégrations |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Consolider le tableauLit chaque onglet en une seule vue dédoublonnée de la semaine. | Outil d'agent | Appel d'outil MCP par l'agent | GS |
| 02 | Capturer une tâcheTransforme une demande en ligne, avec le demandeur consigné. | Outil d'agent | Appel d'outil MCP depuis un courriel transféré | GS |
| 03 | Trier l'arriéréClasse les tâches non assignées et, sur approbation, les achemine. | Outil d'agent | Appel d'outil MCP par l'agent | GS |
| 04 | Relancer le responsableÉcrit au responsable d'une tâche en retard, et le consigne. | Outil d'agent | Appel MCP, ou depuis le résumé hebdomadaire | OL |
| 05 | Résumé de coordination hebdoLa boucle de gouvernance. Part selon un horaire, pas sur décision de l'agent. | Planifié | Horaire, lundi 7 h HE | GSOL |
Les numéros de flux sont stables. Ils figurent sur le plan directeur et sur chaque fiche de spécification.
04Quantification et approbationChaque occasion chiffrée selon l'effort et la valeur. Vous approuvez ce qui sera bâti. Rien ne commence avant.Voir ce que vous obtenez
| Cas d'usage | Personnes | Heures / sem. chacune | Taux chargé | Valeur annuelle | Construction | Retour |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Saisie des commandes par courriel | 3 | 4,0 | 38 $ | 20 976 $ | 9 000 $ | 5,1 mois |
| Capture des factures fournisseurs | 2 | 5,5 | 42 $ | 21 252 $ | 11 000 $ | 6,2 mois |
| Distribution des rapports | 1 | 3,0 | 55 $ | 7 590 $ | 4 000 $ | 6,3 mois |
| Dossier de clôture mensuelle | 4 | 2,5 | 48 $ | 22 080 $ | 14 000 $ | 7,6 mois |
| Quatre sur vingt-deux | 10 | 71 898 $ | 38 000 $ | 6,3 mois |
Comment la valeur annuelle est calculée
heures économisées par semainepersonnes touchéestaux horaire chargé46 semaines de travail = valeur annuelle
4,0 × 3 × 38 $ × 46 = 20 976 $
Le taux chargé, c'est le salaire plus les charges de l'employeur, pas le salaire de base. Quarante-six semaines tiennent compte des vacances et des jours fériés. Les heures viennent de la cartographie des processus, pas d'une estimation, et c'est pourquoi cette étape la suit plutôt que de la précéder.
Vous approuvez ligne par ligne. Ce qui est reporté reste sur la liste pour le prochain cycle.
À titre indicatif. Vos chiffres viennent de vos propres heures et taux, recueillis pendant la cartographie.
05Bâtir, tester, itérerBâti sur notre plateforme, puis trente jours d'essai avec votre équipe avant la mise en production.Voir ce que vous obtenez
Un des flux exactement tel qu'il est bâti sur la plateforme, pas un schéma.
06TransfertNous formons la personne qui en sera responsable, ou nous nous en chargeons. Décidé avec vous à la fin de la construction, selon ce que nous avons réellement constaté de votre capacité.
Un exemple concret
Ça commence par un problème, pas par un agent.
Chaque mandat produit une spécification de construction, et c'est ce document que vous approuvez, pas une idée. En voici une vraie, pour un agent réceptionniste que nous avons bâti en démonstration.
Une entreprise de métiers répond au téléphone avec la personne qui se trouve libre. Quand personne ne l'est, l'appel tombe dans la boîte vocale, et la plupart de ces clients composent le numéro suivant.
Des appels restent sans réponse, chaque réservation coûte une conversation, le suivi se fait quand quelqu'un y pense, et le propriétaire apprend comment la semaine s'est passée une fois qu'elle est finie. Chacun de ces points est un problème de mesure avant d'être un problème de technologie. On ne peut pas améliorer un taux de réservation qu'on n'a jamais vu.
Trois canaux en entrée, six outils appelables en sortie, et un rapport planifié qu'il ne peut pas déclencher.
Flo répond sur le site web, au téléphone et par courriel, avec le même raisonnement derrière chaque canal. Il décide quel outil convient et rapporte ce qui en revient ; il ne calcule jamais les chiffres lui-même. Les six outils sont des flux, pas des suppositions, et chacun renvoie un résultat prévisible. Le rapport quotidien est délibérément hors de sa portée.
Les lignes pleines sont l'agent qui appelle un outil. Les lignes pointillées sont le résultat structuré qui revient.
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Jours un à quatre. Vous découvrez ce qui vaut la peine d'être automatisé, ce que ça coûterait, et si ça en vaut la peine tout court.